EMS（国際スピード郵便）は物品や書類を海外発送するための国際航空便の一つです。海外企業との商談において商品サンプルや書類の送付が必要な際にEMSを使います。基本的には国内向け発送の手続きと変わりません。必要な書類、EMSラベルの記入法を覚えて、発送できない商品ジャンルに気を付けていれば、容易に海外発送することができるようになります。

今回は商品サンプルを送る場合を例に海外発送の手続きの流れと料金の調べ方について解説していきます。

EMSで海外発送するまでの流れ

1.梱包する前に海外発送が可能な物品か確認する

国際郵便では法律や条約により、取り扱ってもらえない商品があり、そもそも発送することができません。郵便局でも発送できない物品が梱包されていないか確認されるので、送る直前になって気付いたり、送った後に返送されてしまうということがないように事前に確認しておきましょう。下記の表が日本郵便発行の郵便禁止物品です。

2.郵便局で荷物の発送先と料金の確認をする

ここからが郵便局での手続きです。EMSで海外発送とお願いすると発送先の確認と荷物の重量測定があります。国内向け発送と同じように荷物の重量によって料金が変わります。料金は事前に日本郵便のHPでも計算することができます。
国際郵便の料金・日数の計算はこちら

3.EMSラベルの記入

2の手続きが終わるとEMSラベルを渡されるので、アルファベットまたは各宛先国で使用される言語で記入しましょう。記入項目は大きく分けて3つあります。

①FROM(ご依頼主)
・受付年月日
・氏名
・住所
・郵便番号
・電話番号、FAX番号

②TO(お届け先)
・氏名
・住所
・都市名
・郵便番号
・国名
・電話番号、FAX番号

③内容品の詳細な記載
・内容品名

・HSコード
　(国際貿易商品の名称及び分類を世界的に統一する目的のために作られたコード番号)
　HSコードの調べ方についてはこちら ※日本関税協会より
・内容品の原産国
・内容品の個数
・正味重量
・内容品の価格
・贈物or商品or身のまわり品のチェック項目
・商品見本orその他or書類のチェック項目
・日本円換算合計(円)

※国、地域によっては別途税関告知書とインボイスが必要になります。
下記リンクから確認する事が出来ます。
国・地域別情報確認ページ（国際郵便条件表）

インボイスの作成法については以前のこちらの記事をご覧下さい。
【テンプレ付き】インボイスとは？5分で覚える貿易実務

4.料金の支払い

商品の梱包とEMSラベルの記入後、郵便局の窓口で商品の送り先と重量に基づいた料金を支払います。

ここで、海外発送後、EMSラベルの問い合わせ番号を送り先の海外企業に伝えておくと商品の配送状況の追跡をすることができます。
私たちは、必ず発送後に下記の文章を添付し、海外企業へ報告しております。

I’ve sent the item to you.
You can check status of EMS.

Item Number：0000000000000
You can check the status of EMS

まとめ

日本商品の共通特長は、他国商品と比較すると高価である事です。そのため、高価でも買いたいと感じてもらわなければ購買には至りません。そのためには、実際に商品を手にとって見て頂く必要もあり、私達は配送出来る商品であればサンプルを配送してから商談をする工夫をしています。

サンプルが到着するまでにはEMSを利用することで数日から1週間以内に届けることが可能です。手続きを覚えてしまえば容易に発送することができます。
是非行ってみて下さい。