【例文・テンプレート付き】英文のビジネスレターが簡単に書ける7つのステップ

【例文・テンプレート付き】英文のビジネスレターが簡単に書ける7つのステップ

グローバルビジネスが当たり前になってきた昨今、英文でビジネスレターを書く機会も増えてきたのではないでしょうか?

「英語の文の書き方はわかるけど、ビジネスレターの書き方はわからない」
「日本の手紙の書き方とは書式が違うみたいで不安」
「ビジネスレターでよく使われる表現って何?」

そんなみなさんの不安を解決すべく、私が海外のビジネス大学で教わった英文のビジネスレターの書き方から封筒の書式まで、例文付きで徹底解説していきます。
ビジネスメールにも活用できますのでぜひご参考ください!

ビジネスレターの種類

英語は日本語と違い、世界中で話され使われている言語です。
そのため、英文のビジネスレターには、大きく分けてアメリカ式イギリス式の2種類があります。
どちらの書式を使っても失礼には当たりませんが、もし、送り主がニュージーランドやオーストラリアなどのイギリス連邦国内に在住しているのであればイギリス式を用いた方が親切かもしれませんね!

二つの違いは主にレイアウトや日付の書き方で、書く項目は一緒です。

アメリカ式

kyapucha 2

イギリス式

キャプチャ2

英文ビジネスレターの書き方

方式の違いも含め、具体的な書き方を説明していきます。
主に以下の7つの項目で構成されているため、各項目をしっかり抑えておけば簡単に書くことができます!

レターヘッド

名前の通り、手紙の頭に書く項目です。
ここでは自分の会社名、住所、電話番号を書きます。

特に注意していただきたいのは、住所の書き方です。
日本語で書くときと英語で書くときで、住所の順番は逆になります。

例えば、

【日本語】
〒255-0111東京都千代田区千代田1丁目2番地3号 ABCビル301
【英語】
#301 ABC building ,1-2-3 chiyoda chiyoda-ku,Tokyo ,255-0111,Japan

のように、以下の順番に直しましょう。

①部屋番号
前に#を付けるとわかりやすいです。
②アパートやマンションなどの建物名
③番地や区画
順番が逆になると言っても、上の例であれば3-2-1のように番地の番号を逆にする必要はありません。
④市町村
⑤都道府県
⑥郵便番号
〒の郵便マークは日本のみで使われているため、書く必要はありません。
⑦国名

日付

手紙を書いた日付を書きますが、アメリカ式とイギリス式では少し異なります。

【日本語】
2023年10月19日
【アメリカ式】
October 19, 2023 (月→日→年)
【イギリス式】
19 October, 2023 (日→月→年)

どちらも日本の順番とは異なりますので、しっかり確認しましょう。

インサイドアドレス(宛先)

例えば、

【英語】
Mr. Smith
Sales Manager
Old Sticky Pancake Company
456 Maple Lane Forest, ON 7W8 9Y0

のように、以下の順番で書きます。

①宛名
名前の前に、男性であれば “Mr.” 女性であれば “Ms.” をつけ、なるべくフルネームで書きましょう。
団体や会社名に送る場合は必要ありません。
②部署名
もし相手の部署や役職がわかっている場合、記載してあると親切です。
③会社名
④宛先の住所
住所の書き方は前述したものを参考にしてください。

グリーティングライン(相手への挨拶)

英文のビジネスレターは、 “Dear OO” から始まります。この文は相手への挨拶です。
ここでも方式によって若干の違いがあります。

【アメリカ式】
Dear Mr. Smith:
のように、名前の後に:(コロン)を付けます。
【イギリス式】
Dear Mr. Smith,
のように、名前の後に,(コンマ)を付けます。

また、名前がわからないものの「ご担当者様」のように特定の人を表す場合は、
“To whom it may concern”
特定の部署に送る場合は、
“Dear Communications Department”
とするのが一般的です。

サブジェクトライン(件名)

手紙の件名を簡単に書きます。
件名の前に、“Subject:” をつけましょう。返信の場合は“Re:”とつけます。
以下に例を挙げてみました。

【日本語】
①取引提案書について
②営業マネージャー求人申し込みについて(返信)
【英語】
①Subjesct:Business proposal letter
②Re:Job application for Sales Manager

Body (本文)

本文の書き方は、ポジティブな内容かネガティブな内容かで異なってきます。
細かい書き方は後程、解説していきます!

Close (敬具)

本文の最後に書きます。

“Yours sincerely”
“Yours faithfully”
“Sincerely”

などの言葉で締めます。

サイン

英文のビジネスレターでは必ず手書きのサインを書きましょう。
サインの下に自分の名前と役職も書くとわかりやすいですね!

封筒の書き方

手紙の正しい書き方がわかったところで、英文の封筒の書き方も解説していきます。

封筒

封筒のフォーマットは、 上記画像で示した4つで構成されています。

①自分の住所
自分の名前、会社名、住所を記入します。
名前を書く前に“From”をつけましょう。
②相手の住所
相手の名前、会社名、住所を記入します。
また、相手の名前の前の“To”と、Mr.Ms.の付け忘れに注意してください。
③郵便種類
封筒の左下にはっきり書きましょう。
例えば、
航空便は“AIR MAIL”
書留は“REGISERDE MAIL”
速達は“EXPRESS DELIVERLY”
となります。
④切手
最後に右上に切手を貼ることをお忘れずに。
これで封筒は完成です!

手紙の内容によって異なる書き方

日本語で手紙を送るときも、内容によって書き方を変えますよね。
それは英語でも同じですので、内容の目的に沿った正しい文と構成で、スマートなレターを書いていきましょう!

ポジティブまたは一般的な内容

基本的に英文は一つのパラグラフに一つの用件を書きます。
あまり長い文や複数の用件を同じパラグラフで説明するのは避けましょう。

Opening Paragraph(最初の段落)
最初のパラグラフでなぜこの手紙を書いているのか相手に伝えます。

“I’m writing to inform you that~”(~をお知らせします)
“I would like to inform you of~” (~をお知らせします)

などから始めると書きやすいでしょう。
そして、伝えたい内容を簡潔に書きます。

Middle paragraph(中間段落)
次の段落で内容の詳細を書きます。
なぜその結果に至ったのかの経緯など、必要であれば書いていきます。

Closing paragraph(最後の段落)
最後の段落では、今後の期待や進展、また手紙を読んでくれたことに感謝する文を書き入れるのが一般的です。
例えば、

“Thank you for your continued support. If you need more information, please let me know.”
(今後ともよろしくお願いいたします。さらに詳しい情報が必要な場合はお知らせ下さい。)

などです。
この文の後に、“Sincerely”(心から)“Regard”(敬意をこめて)と書きましょう。

ネガティブまたはお断りの内容

ポジティブな内容の手紙との一番の違いは、どこに結論の文を入れるかにあります。

Opening paragraph 最初の段落
最初の段落では、自然に現状報告を書きます。
例えば相手側からのオファーを断るときには、

“Thanks for your patience while I reviewed this proposal.”
(検討を待ってくださり、ありがとうございます。)

というように、相手への感謝の言葉を入れると良いです。

Middle paragraph 中間段落

そして、提案を受け入れることが難しい旨を伝え、断りの文を書きます。

“Unfortunately, after evaluating the proposal several times I regret to inform you that I cannot accept this proposal.”
(大変恐れ入りますが、検討した結果、提案のお断りを報告させていただきます。)

のような文が例として挙げられます。

Closing paragraph(最後の段落)
最後の段落ではポジティブな内容で締めくくりましょう。

“We thank you for investing your time with us and encourage you to look forward to more opportunities to work with us.”
(ますますのご愛顧をよろしくお願いいたします。)

などの表現がよく使われます。

意外と簡単!英文ビジネスレターの書き方

いかがでしたか?
フォーマットとテンプレートがあれば、簡単に英文のビジネスレターが書けるはずです。
ぜひみなさんも参考にして活用してみてください。

これさえあれば完璧なビジネスレターのテンプレートをダウンロードしたい方は下記から▼

セカイコネクトアカデミーオンライン

記事を”読む”

靴はNG⁉外国人に人気な日本のお土産

靴はNG⁉外国人に人気な日本のお土産

突然ですが、日本に来た外国人は、日本土産の中でも特に何を喜んでくれると思いますか?!今回は外国人におすすめの日本のお土産や、渡してはいけないもの紹介していきます!   お土産文化はいつから 日本のお土産文化は江 […]