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英語で商談を進めるための4つのポイント!

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この記事は2017年6月6日に更新されました。

海外で営業をするためには、英語が必要か?それは確実に必要です。
英語が苦手な方であれば、勉強しなければいけません。

ただ、実際に英語を学習しようとすると多くの時間と根気が必要です。
これを仕事の時間以外に、取ろうとすると困難な方は多いのではないでしょうか。

『勉強は必要だが時間がない…ただ英語を勉強するまで海外企業と話せないし…』
その繰り返しで、海外企業との商談機会を設定せずに機会を逃している企業が多くいらっしゃると思います。

名称未設定1.海外市場に向けて営業活動する事前準備

国内市場で営業活動を行なっている企業であればすでに構築されているかもしれないが、

海外市場でも営業フローを事前に作る必要があります。
これはより効率的に海外市場で開拓活動を可能にします。
何から手をつければ良いかわからないと思うかもしれないが、日本での営業フローを参考にして作ってみましょう。

まずはどのように営業活動をするべきなのかを決めてしまうことで最初の一歩を踏み出してしまうことをオススメしています。

1.1国内営業のフローを見直して見る

海外企業との商談を行う前に、海外市場専用で準備することができれば是非、行うべきですが、
多くの場合は、準備の仕方がわからず、ほとんど準備をしない、なんてこともあります。
海外市場だからと言って何もかもゼロからスタートというわけではないです。
日本国内でこれまで蓄積してきた営業活動から自社でよかった営業活動を見直してみましょう。
この時に大切なことは

・理想の顧客とはどのような顧客なのか?
・売りたい商品はどの商品なのか?

上記2点を明確にし、そしてどのように営業活動を行うべきなのかがわかれば営業フローが決まります。
事前に営業フローを決めることで、使用する英語も絞ることができ、効率的に準備が行えます。

1.2営業フローを海外市場に向けたカスタマイズを行う。

国内営業と海外営業の大きな違いの一つに、文化背景の違いが挙げられます。
言語の違いもこれに当てはまりますが、世界から見て”NIPPON”はかなり特殊な文化背景を持っています。
そこで、海外企業向けの提案資料も日本で使っているものをそのまま使用することをせず、提案先向けに資料を作る必要性があります。
ここで大切なことは、国内企業への提案先が違うことを認識して営業活動に取り掛かるということです。
特に最初の頃は、日本企業と海外企業向けの営業活動だと何が変わるのかを知るために、営業活動を行う。
営業フローは改善・カスタマイズすることを前提として取り組むといった割り切りも必要ということです。

2.海外企業へのアプローチ

海外企業のマーケットに行く機会があれば、直接訪問をすることが大切ですが、多くの場合はそれが難しいです。
そのため、メールや電話・TV電話などを使いコミュニケーションを行うことが多くなります。
英語が苦手な方でも、いくつかのコツを認識すれば障害がなくコミュニケーションを取り、営業活動がスムーズに進める方法があります。
そして、英語を学習しながら、海外向けに営業活動を活発化させる方法です。

英語が喋れないから海外営業ができない!

といった課題を解決するために『英語を学習しながら、海外に営業活動をするという事』をご説明させて頂きます。
是非、参考にしてみてください。

2.1SNSを使ったコミュニケーション

通常メールだと長い文章が多く、コミュニケーションの回数も少ないことが特徴です。
その場合、やり取りも多くて一日3件ほどだと思います。
コミュニケーションの回数は少なく、話の進展が遅くなりケースが増加します。
また、英語でのビジネスメール文章だと長い文章になりがちで、理解することに対しても難易度が必然と長くなります。
そこで、SNSのチャット機能を活用します。
SNSだと、写真のように少ない単語の組み合わせで会話をしていくように話が進みます。
なので、コミュニケーションの数は多く、且つ簡単な文章が多いです。
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これだと、グーグル翻訳などを使えば単語は理解でき、誤解がないように確認するコミュニケーションも簡単です。
また、わからない単語があるごとに翻訳することで単語を覚える事もできます。
ちなみに、
SNS自体は、現在世界で当たり前のように活用されています。
eMarketerの調査によると、2013年度中にSNSを利用する人口は全世界の1/4に達すると発表されました。
人口でいうと17億3千万人です。

  • 【主要 地域別 活用SNS】
  • Facebook:ほぼ全世界
  • LINE:アジア
  • Skype:ほぼ世界
  • Wechat:東南アジア、中東
  • Viber:東南アジア
  • WhaatApp:東南アジア、中東

特にビジネスマンは積極的にSNSを活用している傾向にあり、おそらくバイヤー業務を行う人はもっています。
海外出張を行った際や、メールのみでコミュニケーションを取っている方がいらっしゃれば、積極的にアカウントを交換する事をお勧めします。

2.2頻繁に送る内容、重要な文章をテンプレート化。

英語ビジネスメールの中で一番送る内容は、海外企業の問い合わせに対して送る返信であると思います。
また、重要な取引条件や取引の流れについては、ほとんど同じ内容を海外企業に送る事になると思います。
そういう内容は、事前にテンプレート化し用意をしておきましょう。
そうする事で、迷わずに、迅速に対応することができます
下記内容は、問い合わせが来た企業に対してメールでコンタクトをとる際のテンプレートです。

【初回問い合わせへのメールの返信内容 事例】
Dear Mr/Ms. ○○,
(○○様)
Thank you for showing interest and inquiring on ○○!
(○○に興味を持ってくれて問い合わせありがとうございます。)
I’d like to suggest we communicate through Skype instead of email.
ID:123456
(これからのコンタクトはスカイプで行いたいです。)
This way, we can reply instantly to each other!
(これだと、すぐに返信を返すことができます!)
Please find attached our company information and take a look at our website to find out more.
(我々の情報をお送りします。添付ファイルとWebサイトで送りますのでご確認ください。)
Take a look at the products we currently handle and don’t hesitate to get in touch if you wish to know more about a particular item.
(取扱っている商品を見て下さい。また、特定商品について聞きたい場合、連絡をください。)
We also accept requests for products that aren’t listed on our website.
(また、Webサイトに掲載されていない商品の希望があれば、ご連絡をください。)
Just fill out the inquiry form on the website or send an email to [email protected] and one of our overseas agents will get back to you.
(サイトにある問い合わせフォームか、メールに連絡をください。)
Also, I’d like to know more about you and your business. Could you tell me about yourself?
(また、あなたのことを知りたいのであなたの情報をいただけますか?)
We look forward to your continued interest and business.
(今後とも、よろしくお願いいたします。)
Kind regards,
○○Corporation

といったようなテンプレートを事前に用意しておくと進めやすいですね。

3.海外企業との商談・プレゼンテーション

SNSなどでコミュニケーションをとりお互いの概要を理解できたタイミングで次に行わなければならないのは
商品プレゼンテーション・商談の機会を作り、海外企業が取引をしたいと思ってもらう必要があります。
その際に行なっていることをまとめてみます。

3.1簡単な写真・図付きPPT資料を作る。

特に商品の詳細や取引のフローなど業務の細かい話をする際には、文章で伝えるのではなく、なるべくビジュアルで説明出来るような簡単な資料を作ることをお勧めします。
文章ベースだと誤解が生まれたり、そこに気づかずに契約書を終結するタイミングで大きなミスに気付く等のリスクがあります。
なので、理解しやすい資料を提供しましょう。

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これも変更点など見てほしい箇所を図で作成しマークすることでより理解できると思います。
また、商品資料については先日の記事にてご説明させて頂きました。
【海外出張で営業に役立つ、2つの持ち物と2つの準備】

3.2ネット電話を使用した商談

提案したい内容も資料を使って伝えられたら、次は膝を付き合わせた商談が必要です。
とはいえ中々、会うことができない場合はネット電話を利用しましょう。
Skypeだとビデオ電話をしながらチャットも出来るので、商品を見せながら話しチャットで確認ができます。
すごくお勧めです!
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事前に商品サンプルなどを送っておくと、具体的に商品を使いながらのプレゼンなどが可能です。
遠隔地でも商品価値を理解してもらうため必要な場合はこれらの方法でより円滑にすすめられます。
海外企業も積極的にSkypeでの商談も行なっていますので、チャレンジしたい商談方法の一つです。

4.クロージング

ここに関してはネゴシエーションが必要になるので、各企業ごとに臨機応変しなければならないテクニカルな話が多くなります。

これまで成約実績を見るとクロージングができる企業の特徴は3点あります。

・着地点(仮説)が事前に明確に設定されている
・決裁者が商談時に同席している
・取引条件が整理されている

4.1着地点(仮説)が事前に明確に設定されている

いわゆる”落とし所”を想定しておきましょう。
これには事前に海外企業がどの程度のポテンシャルを持っているのかを理解している必要があります。
現地で小売店10店舗に降ろしているしている企業と1000店舗に卸している企業とでは持っていくところが変わります。
これらの情報をクロージング前に持っておきたいですね。

4.2取引条件が整理されている

商品単価・取引個数・納期etc.決めなければならないことは多数あります。
また、これらは商習慣によって用語の意味なども国や地域によって微妙に違う場合もあります。
これらをハッキリさせるために必要な項目は

・支払い条件
・価格
・輸送方法
・取引の流れ

これら4つの項目は、必ず確認ができるようにしておきましょう。

4.3決裁者が商談時に同席している

取引条件を取り揃えた際に最終的には決裁が必要です。
持って帰って検討します。ということは日本企業ではよく行いますが、海外企業の場合、彼らは日本企業との商談だけではなく世界中の企業を相手にしています。
決められるときに、決められる人が判断する。ということは忘れずに即決を取りにいってください。
また、自社サイドでも決裁権を持っている人が同席していることは当然ですが、海外企業にも決裁権を持っている人が同席しているか確認が必要です。

まとめ

弊社では、実際に英語が得意ではない人材も学習しながら、このような形でコンタクトを取っています。
英語ができないことで商談ができない、、、ということではなく、商談の進め方がわからないので何を話せばいいかわからない。
ということがほとんどではないでしょうか。
本来、海外企業も英語のみが出来る人というよりは、ビジネスが出来る人とビジネスをする事を好んでいると思います。
英語のみが話せれば出来る訳でもなく、仕事のみが出来れば成立する訳でもない。
両方共に、出来るようになれば言うことなしですが、日本企業には言語的に課題があると良くお聞きします。
『勉強は必要だが時間がない…ただ英語を勉強するまで海外企業と話せないし…』というように、学習期間と仕事の期間を分けがちですが、語学を勉強しながら仕事は出来ます。
英語が原因で海外企業と連絡を取らなかった方、是非参考にしてください。

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