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海外の商談でも困らない?英語でビジネスメールを送る3つのコツ

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海外で営業をするためには、英語が必要か?それは確実に必要です。
英語が苦手な方であれば、勉強しなければいけません。

ただ、実際に英語を学習しようとすると多くの時間と根気が必要です。
これを仕事の時間以外に、取ろうとすると困難な方は多いのではないでしょうか。

『勉強は必要だが時間がない…ただ英語を勉強するまで海外企業と話せないし…』
その繰り返しで、海外企業との商談機会を設定せずに機会を逃している企業が多くいらっしゃると思います。
実際に私たちが海外企業との商談中には『日本企業は問い合わせても連絡がない』と言われる事は多くあります。

海外企業は『日本企業とビジネスがしたい!』という希望を持っている企業は多くいます。
そして、海外企業の方が話したい人は、日本企業の商品やビジネス情報をたくさん持っている方です。ただ、その方の割合のほとんどは英語が話せない環境になっています。

その課題を解決するために『英語を学習しながら、海外に営業活動をするという事』をご説明させて頂きます。

前回は、海外出張の持ち物と準備物についてお話をさせて頂きました。
今回は、そのビジネスメール編です。

英語が苦手な方でも、いくつかのコツを認識すれば障害がなくコミュニケーションを取り営業活動ができます。
そして、英語を学習しながら、海外向けに営業をしていくことは出来ます。
是非、参考にしてみてください。

1.SNSのチャット機能を積極的に使う。

通常メールだと長い文章が多く、コミュニケーションの回数も少ないことが特徴です。その場合、やり取りも多くて一日3件ほどだと思います。
コミュニケーションの回数は少なく、話の進展が遅くなりケースが増加します。
また、英語でのビジネスメール文章だと長い文章になりがちで、理解することに対しても難易度が必然と長くなります。

そこで、SNSのチャット機能を活用します。

SNSだと、写真のように少ない単語の組み合わせで会話をしていくように話が進みます。
なので、コミュニケーションの数は多く、且つ簡単な文章が多いです。
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これだと、グーグル翻訳などを使えば単語は理解でき、誤解がないように確認するコミュニケーションも簡単です。
また、わからない単語があるごとに翻訳することで単語を覚える事もできます。

ある程度、コミュニケーションが取れるようになればネット電話が出来る事も特徴です。
Skypeだとビデオ電話をしながらチャットも出来るので、商品を見せながら話しチャットで確認ができます。
すごくお勧めです!

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SNS自体は、現在世界で当たり前のように活用されています。
eMarketerの調査によると、2013年度中にSNSを利用する人口は全世界の1/4に達すると発表されました。
人口でいうと17億3千万人です。

  • 【主要 地域別 活用SNS】
  • Facebook:ほぼ全世界
  • LINE:アジア
  • Skype:ほぼ世界
  • Wechat:東南アジア、中東
  • Viber:東南アジア
  • WhaatApp:東南アジア、中東

特にビジネスマンは積極的にSNSを活用している傾向にあり、おそらくバイヤー業務を行う人はもっています。
海外出張を行った際や、メールのみでコミュニケーションを取っている方がいらっしゃれば、積極的にアカウントを交換する事をお勧めします。

2.簡単な写真・図付きPPT資料を作る。

特に商品の詳細や取引のフローなど業務の細かい話をする際には、文章で伝えるのではなく、なるべくビジュアルで説明出来るような簡単な資料を作ることをお勧めします。

文章ベースだと誤解が生まれたり、そこに気づかずに契約書を終結するタイミングで大きなミスに気付く等のリスクがあります。
なので、理解しやすい資料を提供しましょう。

記事 FB画像  資料 PNG

これも変更点など見てほしい箇所を図で作成しマークすることでより理解できると思います。
また、商品資料については先日の記事にてご説明させて頂きました。
【海外出張で営業に役立つ、2つの持ち物と2つの準備】

3.頻繁に送る内容、重要な文章をテンプレート化。

英語ビジネスメールの中で一番送る内容は、海外企業の問い合わせに対して送る返信であると思います。
また、重要な取引条件や取引の流れについては、ほとんど同じ内容を海外企業に送る事になると思います。

そういう内容は、事前にテンプレート化し用意をしておきましょう。
そうする事で、迷わずに、迅速に対応することができます
下記内容は、問い合わせが来た企業に対してメールでコンタクトをとる際のテンプレートです。

【初回問い合わせへのメールの返信内容 事例】
Dear Mr/Ms. ○○,
(○○様)
Thank you for showing interest and inquiring on ○○!
(○○に興味を持ってくれて問い合わせありがとうございます。)
I’d like to suggest we communicate through Skype instead of email.
ID:123456
(これからのコンタクトはスカイプで行いたいです。)
This way, we can reply instantly to each other!
(これだと、すぐに返信を返すことができます!)
Please find attached our company information and take a look at our website to find out more.
(我々の情報をお送りします。添付ファイルとWebサイトで送りますのでご確認ください。)
Take a look at the products we currently handle and don’t hesitate to get in touch if you wish to know more about a particular item.
(取扱っている商品を見て下さい。また、特定商品について聞きたい場合、連絡をください。)
We also accept requests for products that aren’t listed on our website.
(また、Webサイトに掲載されていない商品の希望があれば、ご連絡をください。)
Just fill out the inquiry form on the website or send an email to [email protected] and one of our overseas agents will get back to you.
(サイトにある問い合わせフォームか、メールに連絡をください。)
Also, I’d like to know more about you and your business. Could you tell me about yourself?
(また、あなたのことを知りたいのであなたの情報をいただけますか?)
We look forward to your continued interest and business.
(今後とも、よろしくお願いいたします。)
Kind regards,
○○Corporation

まとめ

弊社では、実際に英語が得意ではない人材も学習しながら、このような形でコンタクトを取っています。
本来、海外企業も英語のみが出来る人というよりは、ビジネスが出来る人とビジネスをする事を好んでいると思います。

英語のみが話せれば出来る訳でもなく、仕事のみが出来れば成立する訳でもない。
両方共に、出来るようになれば言うことなしですが、日本企業には言語的に課題があると良くお聞きします。

『勉強は必要だが時間がない…ただ英語を勉強するまで海外企業と話せないし…』というように、学習期間と仕事の期間を分けがちですが、語学を勉強しながら仕事は出来ます。
英語が原因で海外企業と連絡を取らなかった方、是非参考にしてください。

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 - 海外マーケティング, 海外企業向けの営業, 海外進出 

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