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ビジネスレター記事 サムネ 改

英文のビジネスレターの書き方、必要単語徹底解説!

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英語の文の書き方はわかるけど、英文のビジネスレターの書き方がわからない。

日本の手紙の書き方とは書式が違うかも?

ビジネスレターでよく使われる単語って何?

書くなら正式なフォーマットで送り先に失礼のないように書きたいですよね!

そこで!私が海外のビジネス大学で教わった、英文のビジネスレターの書き方から封筒の書式まで例文付きで徹底解説していこうと思います。

ビジネスレターには種類があった?

英語は日本語と違い、世界中で話され使われている言語です!なので英文のビジネスレターには種類が色々あります。

大きく分けて2つアメリカ式イギリス式があります。どちらの書式を使っても失礼には当たりませんが、もし、送り主がニュージーランドやオーストラリアなどのイギリス連邦国内に在住しているのであればイギリス式を用いた方が親切かもしれませんね!

二つの違いは主にレイアウトや日付の書き方です。どちらも書く項目は一緒です。

細かい違いについては後ほど解説していきます。

ビジネスレターの書き方

早速ビジネスレターの書き方を説明していきます。

英文ビジネスレターは主に7つで構成されていて、各項目をしっかり抑えておけば簡単に書くことができます!

レターヘッド

名前の通り手紙の頭に書く項目です。

ここではあなたの(書き手)会社名、住所と電話番号を書きます。

ここで注意してほしいのは住所の書き方です。英語住所を書くとき、その順番は逆になります。

部屋番号→アパート名→番地や区画→市町村→都道府県→郵便番号→国名

例えば、

例)〒255-0111東京都千代田区千代田1丁目2番地3号 ABCビル301

301 ABC building ,1-2-3 chiyoda chiyoda-ku,Tokyo ,255-0111,Japan

~ポイント~

順番が逆になるといっても、3-2-1のように番地の番号は、逆にする必要はありません。

また部屋の番号の前に#を付けるとわかりやすいです。

そして〒このマークは日本のみで使われているので、書く必要はありません

日付

手紙を書いた日付を書きます。

アメリカ式の場合は、月→日→年の順番になります。

例)2005年10月19日

October 19, 2005

イギリス式の場合は、日→月→年の順番です。日本と一緒ですね!

例)2005年10月19日

19 October, 2005

~ポイント~

ここでは、Octoberをoct, September をseptなど月は略さないように注意しましょう!

インサイドアドレス

ここでは宛名、部署名、会社名、宛名の住所の順番で書きます。宛名はなるべくフルネームで書きましょう!

男性であれば、Mr. 女性であれば、Ms.

団体(sales department, human resource)や会社名(ABC corporation)に送る場合は必要ありません。

もし、相手の部署や役職(Sales Manager, Directors of HRなど)がわかっている場合名前の下に書いてあげると親切です。

住所の書き方については、1を参照して下さい。

例)Mr. Smith (名前)

Sales Manager (部署)

Old Sticky Pancake Company (会社名)

456 Maple Lane Forest, ON 7W8 9Y0(住所)

グリーティングライン(相手への挨拶)

英文のビジネスレターは基本Dear OOから始まります。この文は相手への挨拶です。

アメリカ式の場合名前の後にセミコン:を付けます。

特定の人を表す場合、To whom it may concern

特定の部署に送る場合、Dear Communications Department

例)Dear Mr. Smith:

イギリス式の場合セミコンではなくコンマ,です。

例)Dear Mr. Smith,

サブジェクトライン(件名)

手紙の件名を簡単に書きます。件名の前に、Subject: をつけましょう。手紙の返事をかいている場合はRe:とつけます。

例)Subjesct:Business proposal letter →取引提案書について

Re:Job application for Sales Manager →営業マネージャー求人申し込み(の返事)について

Body (本文)

本文の書き方は、良い報告をする場合とネガティブな内容を伝える場合とで、書き方が異なってきます。細かい書き方は後程、解説していきます!

Close (敬具)

本文の最後に書きます。

Yours sincerelyYours faithfullySincerelyなどの言葉で締めます。

サインと署名

英文のビジネスレターでは必ず手書きのサインを書きましょう。サインの下に自分の名前また、自分の役職も書くとわかりやすいですね!

例)サイン

Yamada Taro

Manager

Manufacturing Department

アメリカ式ビジネスレター例文

kyapucha 2

イギリス式ビジネスレターの例文

キャプチャ2

封筒の書き方

手紙の正しい書き方がわかったところで、英文の封筒の書き方を解説していこうと思います。

封筒

封筒のフォーマットは4つで構成されています。

  • ①自分の名前、会社名、住所を記入します。自分の名前を書く前にFromをつけましょう!
  • 住所の書き方はこちらを参考にしてください。
  • ②相手の名前、住所、会社名を記入します。やMs.の付け忘れに注意してください!また、相手の名前の前にToを付けます。
  • 住所の書き方はこちらを参考にしてください。
  • ③封筒の左下に郵便の種類をはっきり書きましょう!
  • 航空便→“AIR MAIL”
  • 書留→“REGISERDE MAIL”
  • 速達→“EXPRESS DELIVERLY”
  • ④切符は右上につけましょう!

手紙の内容によって異なる書き方

日本語で手紙を送るときも送る内容によって書き方を変えますよね。

それは英文の手紙でも同じです!

内容の目的に沿った正しい文に構成で、スマートにレターを書いていきましょう!またこの書き方は手紙だけではなくメールでも同じ書き方ができます。

是非参考にしてみてください。

さっそくポジティブな内容又は普通の連絡と、ネガティブな内容(依頼をお断りするときなど)に分けて書き方を説明していきます。

朗報又は一般的な内容

基本的に英文は一つのパラグラフに一つの用件を書きます。なので、あまり長い文や複数の用件を同じパラグラフで説明するのは避けましょう!

  • Opening Paragraph 最初の段落

最初のパラグラフでなぜこの手紙を書いているのか相手に伝えます。I’m writing to inform you that~(~をお知らせします)、I would like to inform you of~ (~をお知らせします。)などから始めると書きやすいでしょう。そして伝えたい朗報を簡潔に書きます。

  • Middle paragraph 中間段落

次のパラグラフでその詳細を書きましょう。なぜその結果に至ったのか経緯を必要であれば書いていきます。

Closing paragraph 最後の段落

最後の段落では今後の期待や、進展、また手紙を読んでくれたことに感謝する文を書き入れるのが普通です。

例えば、Thank you for your continued support. If you need more information, please let me know.

日本語訳)今後ともよろしくお願いいたします。さらに詳しい情報が必要な場合はお知らせ下さい。

この文の後に、Sincerely(訳:心から)やRegard(訳:敬意をこめて)と書きましょう。

悲報やお断りの手紙の書き方

ネガティブな内容の手紙とポジティブな内容の手紙の一番の違いは、どこに結論の文を入れるかにあります。

  • Opening paragraph 最初の段落

最初の段落では、自然に現状は状況の報告を書きます。

例えば相手側からのオファーを断るときには、

Thanks for your patience while I reviewed this proposal.

日本語訳)内容の検討長らくお待たせいたしました。

このように、検討を待ってくれた相手に感謝の言葉を入れます。

Middle paragraph 中間段落

そして提案を受け入れることが難しい現状を伝え、断りの文を書きます。

例)Unfortunately, after evaluating the proposal several times I regret to inform you that I cannot accept this proposal.

日本語訳)大変恐れ入りますが、検討した結果、提案のお断りを報告させていただきます。

  • Closing paragraph 最後の段落

最後の段落ではポジティブな内容で締めくくりましょう!

例)We thank you for investing your time with us and encourage you to look forward to more opportunities to work with us.

日本語訳)ますますのご愛顧をよろしくお願いいたします。

などの表現がよく使われます。

意外と簡単!英文ビジネスレターの書き方とテンプレート

いかがでしたか?

フォーマットがしっかりと分かっていれば、英文のレターは簡単に書けるはずです。テンプレートを使えば意外と簡単に英文のビジネスレターが書けるはずです。是非参考にしてみてください。

ビジネスレターのテンプレートのダウンロードは下記から!

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